Cara Membuat Surat Dinas Dengan Format Yang Baik [Lengkap Beserta Contohnya]
24 Maret 2020
Tambah Komentar
Surat
Dinas adalah komunikasi berbentuk surat resmi yang dicetak oleh organisasi atau
lembaga yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan ataupun keperluan dinas. Surat
dinas bisa juga di defenisikan dengan surat yang isinya berkaitan dengan
kedinasan baik itu swasta ataupun pemerintahan. Ini tidak jarang kita dengar
bahwa surat dinas ini sangat diperlukan untuk memperlancar prosedur pekerjaan
di perusahaan ataupun di lembaga tersebut. Jadi, urusan pemyampaian informasi
yang sangat penting misalnya, pemberian izin, pengumuman, pemberitahuan, surat
dalam bentuk untuk pemberian tugas kepada organisasi yang bersangkutan tidak
lagi sulit.
Untuk
itu jika ada kita dapatkan pengiriman surat dinas dari satu pihak ke pihak lain
ataupun menerima surat masuk dalam bentuk yang sudah dijelaskan tadi diatas
maka sura tersebut adalah surat dinas yang dibuat dengan format dan menggunakan
bahasa yang baik dan resmi.
Format Surat Dinas
Banyak kalangan perkantoran tidak
dapat membedakan format surat dinas dengan surat biasa. Untuk itu dalam artikel
tigaribu.net akan di jelaskan format dari surat dinas. Jadi, sebelum kita
menyusun atau membuat surat dinas kita harus pelajari terlebih dahulu formatnya
supaya tidak salah arti atau sama dengan surat biasa.
Nah, dalam artikel tigaribu.net
akan menyajikan bagian-bagian (format) surat dinas yaitu sebagai berikut:
1. Kepala
surat
Kepala surat biasanya terletak pada
bagian paling atas dan didalamnya tercantum nama lembaga, alamat dari lembaga
tersebut, serta logo dari perusahaan.
2. Tanggal
Surat
Dalam
tanggal surat terdapat tanggal surat di cetak (dibuat) dan juga tempat surat
dibuat. Tujuannya supaya pembaca surat mengetahui darimana asal surat dan
tanggal berapa surat tersebut dibuat.
3. Nomor
Surat
Biasanya
digunakan untuk mengetahui kode atau identitas lembaga dan juga tahun berapa
surat tersebut dibuat. Tujuannya supaya mudah menemukan ketika surat tersebut
diperlukan.
4. Lampiran
Surat
Dalam
lampiran surat biasanya lembaran tambahan yang berbentuk dokumen yang
berhubungan dengan surat dinas atau bisa dikatakan sebagai pendukung dari isi
surat aslinya. Jika surat tidak memiliki lampiran maka akan diberikan tanda
strip (-).
5. Perihal
Surat
Perihal
surat ini biasanya berisi tentang pokok surat. Jadi, kita tahu apa yang menjadi
topik dari isi surat tersebut.
6. Alamat
Surat
Dalam alamat
surat dinas berisi alamat tujuan dari surat tersebut atau tertuju kepada siapa
surat tersebut dikirim.
7. Salam
Pembuka Surat
Ini
untuk mengawali surat sebelum ke bagian isi dari surat misalnya “Dengan hormat”
ini bertujuan supaya bahasa dari surat tersebut lebih sopan.
8. Isi
Surat
Bagian dari isi surat yang
bagiannya tidak terlalu bertele-tele tetapi harus lebih mudah untuk dipahami
dan dimengerti oleh si pembaca dari surat dinas tersebut.
9. Salam
Penutup Surat
Salam
penutup biasanya untuk mengakhiri isi surat.
10. Nama
Pangirim Surat
Pada
bagian ini tertera nama pengirim surat dan dibubuhi lengkap dengan tanda tangan
dari pengirim surat.
11. Tembusan
Surat
Pada
tembusan surat berisi ketika pihak lembaga lain memiliki kepentingan dan untuk
mengetahui tujuan isi dari surat dinas yang dikirim. Didalamnya berisi nama
lembaga (jabatan) yang di ikut sertakan dengan salinan surat.
Jenis Surat Dinas
1. Surat Pemberitahuan
Surat
pemberitahuan merupakan surat yang memiliki isi tentang pemberitahuan yang
diberikan kepada karyawan (anggota) yang ada di lembaga tersebut supaya
mengetahui hal penting (informasi) yang berhubungan dengan apa yang penting
diketahui.
2. Surat Kuasa
Surat
Kuasa merupakan yang isinya mengenai pemberian (pelimpahan kekuasaan) dari
pejabat yang berwenang kepada pejabat yang dapat diandalkan (dipercaya) yang
dapat mewakili memberikan kuasa karena pejabat tersebut tidak bisa membuat
sendiri.
3. Surat perintah
Surat Perintah merupakan surat yang
dibuat oleh lembaga yang jabatannya lebih tinggi daeipada instansi lainnya
suapaya dapat melakukan yang sesuai dengan perintah dari pejabat yang
memberikan perintah dan melaksanakan sesuai dengan isi dari surat dinas yang
sudah dijelaskan.
4. Surat Undangan
Surat
undangan merupakan komunikasi yang berbentuk surat dinas yang bertujuan untuk
memberitahukan atau mengharapkan kehadiran anggota (kelompok ) supaya bertindak
pada acara di tempat tertentu. Surat undangan ini harus tertera nama, tanggal,
tempat dan yang lainnya yang berkaitan dengan isi dari surat undangan.
5. Surat Memo atau Nota Dinas
Surat
Memo atau Nota Dinas merupakan surat dinas yang berisi sesuatu yang intern pada
instansi (lembaga) yang dilaksanakan oleh pejabat dan biasanya isi dari
Memo/Nota cenderung singkat.
Cara Pembuatan Surat Dinas
Sebelum kita membuat surat Dinas
kita harus tau bagaimana caranya supaya surat yang kita buat lebih baik dan
instansi yang menerima surat tersebut merasa senang dan dihargai. Itu terlihat
dalam penyusunan bahasa surat yang kita susun. Baiklah artikel tigaribu.net
akan menjelaskan apa saja syaratnya:
1. Format
surat harus kita perhatikan supaya teratur dan sesuai dengan format surat dinas
yang bagus.
2. Isi dari surat
jangan terlalu bertele-tele (panjang). Kita hanya tulis inti-inti dari isi
surat yang disampaikan saja supaya si pembaca kebih mudah memahami tujuan dari
surat dinas tersebut.
3. Bahasa dari
isi surat dinas tersebut harus lugas, resmi, sopan dan mudah dipahami oleh
pembaca surat. Jangan menggunakan bahasa asing yang membuat pembaca binging dan
susah untuk mengerti isi dari surat itu.
Surat menggambarkan citra dari
lembaga (Instansi) yang membuat surat tersebut supaya pembaca mengetahui asal
dari surat tersebut.
Contoh Surat Dinas
Jln. Garuda Raya No. 25 Medan

Medan,
10 Febuari 2020
No
: 002/SMK P 1/Medan/II/2020
Lampiran
: -
Perihal : Undangan
Yth
Orang tua/Wali Murid
Kelas
XII AKL/OTKP/TKJ SMK P 2
Medan
Dengan Hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan
para siswa/siswi
SMK Parulian
2 Medan khususnya kelas XII, maka melalui surat ini kami selaku badan
pendidikan sekolah, bertujuan mengadakan studi lapangan bagi siswa-siswi XII
AKL/OTKP/TKJ SMK Parulian
2 di luar sekolah.
Adapun acara tersebut akan kami
laksanakan pada :
Hari/Tanggal : Senin, 24 Febuari
2010
Pukul : 08.00s.d 13.00
WIB
Tempat : Aula
SMK Parulian 2 Medan
Acara : Uji Kompetensi
Keahlian setiap Jurusan
Demikian surat pemberitahuan ini
kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kamiucapkan terima
kasih.
Kepala Sekolah
SMK
PARULIAN 2 MEDAN
Drs. Josua Siburian
Demikian artikel
tigaribu.net tentang Surat Dinas dengan ulasan yang lebih
mudah untuk dipahami dan
pasti lebih akurat ketika anda mempelajari mengenai Surat Dinas. Tidak ada yang sulit ketika kita pelajari terlebih
dahulu artikel ini lalu praktekkan
dengan membuat surat dinas. Semoga artikel
ini dapat bermanfaat
bagi anda pengunjung setia
tigaribu.net.
Penulis
: Elfrida Dorna Siburian
Belum ada Komentar untuk "Cara Membuat Surat Dinas Dengan Format Yang Baik [Lengkap Beserta Contohnya]"
Posting Komentar