Cara Membuat Surat Dinas Dengan Format Yang Baik [Lengkap Beserta Contohnya]

Surat Dinas adalah komunikasi berbentuk surat resmi yang dicetak oleh organisasi atau lembaga yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan ataupun keperluan dinas. Surat dinas bisa juga di defenisikan dengan surat yang isinya berkaitan dengan kedinasan baik itu swasta ataupun pemerintahan. Ini tidak jarang kita dengar bahwa surat dinas ini sangat diperlukan untuk memperlancar prosedur pekerjaan di perusahaan ataupun di lembaga tersebut. Jadi, urusan pemyampaian informasi yang sangat penting misalnya, pemberian izin, pengumuman, pemberitahuan, surat dalam bentuk untuk pemberian tugas kepada organisasi yang bersangkutan tidak lagi sulit.

Untuk itu jika ada kita dapatkan pengiriman surat dinas dari satu pihak ke pihak lain ataupun menerima surat masuk dalam bentuk yang sudah dijelaskan tadi diatas maka sura tersebut adalah surat dinas yang dibuat dengan format dan menggunakan bahasa yang baik dan resmi.

Format Surat Dinas

Banyak kalangan perkantoran tidak dapat membedakan format surat dinas dengan surat biasa. Untuk itu dalam artikel tigaribu.net akan di jelaskan format dari surat dinas. Jadi, sebelum kita menyusun atau membuat surat dinas kita harus pelajari terlebih dahulu formatnya supaya tidak salah arti atau sama dengan surat biasa.

Nah, dalam artikel tigaribu.net akan menyajikan bagian-bagian (format) surat dinas yaitu sebagai berikut:

1. Kepala surat

Kepala surat biasanya terletak pada bagian paling atas dan didalamnya tercantum nama lembaga, alamat dari lembaga tersebut, serta logo dari perusahaan.

2. Tanggal Surat

Dalam tanggal surat terdapat tanggal surat di cetak (dibuat) dan juga tempat surat dibuat. Tujuannya supaya pembaca surat mengetahui darimana asal surat dan tanggal berapa surat tersebut dibuat.

3. Nomor Surat

Biasanya digunakan untuk mengetahui kode atau identitas lembaga dan juga tahun berapa surat tersebut dibuat. Tujuannya supaya mudah menemukan ketika surat tersebut diperlukan.

4. Lampiran Surat

Dalam lampiran surat biasanya lembaran tambahan yang berbentuk dokumen yang berhubungan dengan surat dinas atau bisa dikatakan sebagai pendukung dari isi surat aslinya. Jika surat tidak memiliki lampiran maka akan diberikan tanda strip (-).

5. Perihal Surat

Perihal surat ini biasanya berisi tentang pokok surat. Jadi, kita tahu apa yang menjadi topik dari isi surat tersebut.

6. Alamat Surat

Dalam alamat surat dinas berisi alamat tujuan dari surat tersebut atau tertuju kepada siapa surat tersebut dikirim.

7. Salam Pembuka Surat

Ini untuk mengawali surat sebelum ke bagian isi dari surat misalnya “Dengan hormat” ini bertujuan supaya bahasa dari surat tersebut lebih sopan.

8. Isi Surat

Bagian dari isi surat yang bagiannya tidak terlalu bertele-tele tetapi harus lebih mudah untuk dipahami dan dimengerti oleh si pembaca dari surat dinas tersebut.

9. Salam Penutup Surat

Salam penutup biasanya untuk mengakhiri isi surat.

10. Nama Pangirim Surat

Pada bagian ini tertera nama pengirim surat dan dibubuhi lengkap dengan tanda tangan dari pengirim surat.

11. Tembusan Surat

Pada tembusan surat berisi ketika pihak lembaga lain memiliki kepentingan dan untuk mengetahui tujuan isi dari surat dinas yang dikirim. Didalamnya berisi nama lembaga (jabatan) yang di ikut sertakan dengan salinan surat.

Jenis Surat Dinas

1. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan merupakan surat yang memiliki isi tentang pemberitahuan yang diberikan kepada karyawan (anggota) yang ada di lembaga tersebut supaya mengetahui hal penting (informasi) yang berhubungan dengan apa yang penting diketahui.

2. Surat Kuasa

Surat Kuasa merupakan yang isinya mengenai pemberian (pelimpahan kekuasaan) dari pejabat yang berwenang kepada pejabat yang dapat diandalkan (dipercaya) yang dapat mewakili memberikan kuasa karena pejabat tersebut tidak bisa membuat sendiri.

3. Surat perintah

Surat Perintah merupakan surat yang dibuat oleh lembaga yang jabatannya lebih tinggi daeipada instansi lainnya suapaya dapat melakukan yang sesuai dengan perintah dari pejabat yang memberikan perintah dan melaksanakan sesuai dengan isi dari surat dinas yang sudah dijelaskan.

4. Surat Undangan

Surat undangan merupakan komunikasi yang berbentuk surat dinas yang bertujuan untuk memberitahukan atau mengharapkan kehadiran anggota (kelompok ) supaya bertindak pada acara di tempat tertentu. Surat undangan ini harus tertera nama, tanggal, tempat dan yang lainnya yang berkaitan dengan isi dari surat undangan.

5. Surat Memo atau Nota Dinas

Surat Memo atau Nota Dinas merupakan surat dinas yang berisi sesuatu yang intern pada instansi (lembaga) yang dilaksanakan oleh pejabat dan biasanya isi dari Memo/Nota cenderung singkat.

Cara Pembuatan Surat Dinas

Sebelum kita membuat surat Dinas kita harus tau bagaimana caranya supaya surat yang kita buat lebih baik dan instansi yang menerima surat tersebut merasa senang dan dihargai. Itu terlihat dalam penyusunan bahasa surat yang kita susun. Baiklah artikel tigaribu.net akan menjelaskan apa saja syaratnya:

1. Format surat harus kita perhatikan supaya teratur dan sesuai dengan format surat dinas yang bagus.

2. Isi dari surat jangan terlalu bertele-tele (panjang). Kita hanya tulis inti-inti dari isi surat yang disampaikan saja supaya si pembaca kebih mudah memahami tujuan dari surat dinas tersebut.

3. Bahasa dari isi surat dinas tersebut harus lugas, resmi, sopan dan mudah dipahami oleh pembaca surat. Jangan menggunakan bahasa asing yang membuat pembaca binging dan susah untuk mengerti isi dari surat itu.

Surat menggambarkan citra dari lembaga (Instansi) yang membuat surat tersebut supaya pembaca mengetahui asal dari surat tersebut.

Contoh Surat Dinas

Jln. Garuda Raya No. 25 Medan

No.Telp. (021) 6500433

Medan, 10 Febuari 2020

No            : 002/SMK P 1/Medan/II/2020

Lampiran : -

Perihal      : Undangan

        

                                                                                 Yth Orang tua/Wali Murid

                     Kelas XII AKL/OTKP/TKJ SMK P 2

                     Medan

Dengan Hormat,

Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa/siswi SMK Parulian 2 Medan khususnya kelas XII, maka melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bertujuan mengadakan studi lapangan bagi siswa-siswi  XII AKL/OTKP/TKJ SMK Parulian 2 di luar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 24 Febuari 2010

Pukul             : 08.00s.d 13.00 WIB

Tempat           : Aula SMK Parulian 2 Medan

Acara             : Uji Kompetensi Keahlian setiap Jurusan

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kamiucapkan terima kasih.

                                                                                      Kepala Sekolah

                                                                                      SMK PARULIAN 2 MEDAN

                                   

                                                                                      Drs. Josua Siburian

Demikian artikel tigaribu.net tentang Surat Dinas dengan ulasan yang lebih  mudah untuk dipahami dan pasti lebih akurat ketika anda mempelajari mengenai Surat Dinas. Tidak ada yang sulit ketika kita pelajari terlebih dahulu artikel ini lalu  praktekkan dengan membuat surat dinas. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi anda pengunjung setia tigaribu.net.

Penulis : Elfrida Dorna Siburian

Bagikan Artikel ini

Berlangganan update artikel terbaru via email: